LES PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS POUR VOS UTILISATEURS

Une création de compte en ligne dans le respect du règlement RGPD
Le logiciel offre la possibilité à tous les utilisateurs de créer rapidement et simplement un compte en ligne. Une fois le profil validé par un gestionnaire de l'association, l'utilisateur reçoit automatiquement un e-mail lui permettant de créer son mot de passe et d’accéder à son espace personnel. Conformément au règlement RGPD, chaque utilisateur a la possibilité de demander la liste de ses données personnelles ainsi que l'anonymisation de ces données depuis son espace.

Un accès à l'espace personnel et au foyer familial
Une fois son compte créé, chaque utilisateur a la possibilité de compléter son profil selon les informations personnalisées demandées par l'hospitalité ou le diocèse : hospitalier, malade, jeune, personnel médical, religieux... Il peut également rajouter les membres de sa famille à son foyer familial afin de partir tous ensemble en pèlerinage, avec un seul dossier d'inscription et un paiement unique.

Une possibilité d'inscription et de paiement en ligne
Le logiciel offre la possibilité à tous les utilisateurs de s'inscrire facilement en ligne aux différents évènements proposés par l'association : pèlerinages, journées d'amitié, récollections… Cette inscription peut être réalisée dans un dossier groupe, permettant un paiement unique pour une famille. Le paiement s'effectue par carte bancaire en ligne ou par chèque, virement ou espèce. L'utilisateur reçoit ensuite automatiquement un mail de confirmation de son inscription. Et pour les personnes qui n'ont pas accès à Internet, les inscriptions peuvent être faites directement par les gestionnaires.

Un accès au dossier d’inscription de chaque évènement
Une fois inscrit, chaque utilisateur a la possibilité de consulter, modifier ou supprimer son dossier d'inscription (tant qu'il n'est pas validé par les gestionnaires). Il peut visualiser les inscriptions et les affectations de toutes les personnes inscrites dans son dossier : hébergement (établissement, étage, n° de chambre), transport (heure de convocation + n° voiture + n° place), service (toilette, garde, logistique ...) ainsi que les feuilles de route et les factures associées.

Une messagerie personnelle pour contacter les gestionnaires
Chaque utilisateur dispose d'une messagerie personnelle dans Myriam lui permettant de communiquer avec tous les gestionnaires. Cela réduit grandement le nombre d'appels téléphoniques et les envois de mails.

LES PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS POUR VOS GESTIONNAIRES

Un CRM pour gérer l'association et communiquer avec vos utilisateurs
Plus qu'un annuaire ou qu'une base de données, Myriam est un véritable outil de CRM qui permet de communiquer efficacement avec vos utilisateurs. Chaque utilisateur dispose d'une fiche identité avec son état civil et ses informations de contact : mail, adresse postale et téléphone. Il est possible d'enrichir ces fiches identité avec des données personnalisées, spécifiques à votre association, par exemple le parrain (pour les nouveaux), la titularisation (pour les hospitaliers), la fonction religieuse (pour les religieux), la spécialité (pour les professionnels de santé), la paroisse, si la correspondance se fait par voie postale ou par mail ou toute autre information souhaitée.
Les gestionnaires ont accès à un tableau de bord qui affiche la liste des évènements en cours de préparation, les fiches identité en attente de validation ainsi que les derniers messages des utilisateurs. Ils peuvent consulter le trombinoscope ou l'annuaire des fiches identité des utilisateurs inscrits dans le logiciel et effectuer des filtres et des tris sur différents critères (nom, type, statut de la fiche identité, zone géographique...). Ils peuvent ainsi sélectionner un ensemble de fiches et effectuer différentes actions sur la population ciblée, comme l'envoi de message via la messagerie interne personnelle, l'envoi d'une newsletter, d'un bulletin d'inscription papier ou d'un mailing personnalisé.

Une gestion complète et sécurisée des dossiers médicaux
Myriam permet la saisie d'un dossier médical très complet, reprenant toutes les informations nécessaires à l'accompagnement des malades lors d'un évènement. Ce dossier médical est constitué des données confidentielles, soumises au secret médical, et des données non confidentielles, indispensables pour le transport, l'hébergement et l'alimentation. L'accès aux données confidentielles est restreint aux seules personnes habilitées (médecin, infirmier,...) selon les droits définis par les administrateurs de l'application.
Ces données sont ensuite accessibles via différentes éditions PDF et extractions Excel : organisation des transports, aménagement des chambres, régimes et textures, fauteuils et déambulateurs, soins kiné, médicaments… Il est également possible de créer ses propres éditions PDF et extractions Excel personnalisées en choisissant les informations à afficher parmi toutes les données disponibles. Les dossiers médicaux sont historisés à la fin de chaque événement afin de pouvoir retrouver les informations connues à l'époque.

Une création d'événements simple et sur mesure
Il est possible de créer autant d'évènements que l'on veut chaque année dans le logiciel (pèlerinages, journées d'amitié, récollections ...). Chaque événement est entièrement personnalisable. Il est possible de définir :
• Le nom, les dates, le logo, l'adresse mail de l’événement
• Les dates d'ouverture et de fermeture des inscriptions en ligne
• La possibilité de s'inscrire seul ou en groupe
• Le nombre et le nom des différents parcours proposés avec leur bulletin d'inscription personnalisé : hospitalier, pèlerin, malade, jeunes…
• Le nombre de pèlerins maximum et l'activation des listes d'attente par parcours
• Les prix des inscriptions, en fonction des parcours et des commandes des pèlerins
• Les différentes entités destinataires des paiements : hospitalité, direction diocésaine des pèlerinages…
• Les différents modes de paiement et échéanciers proposés : carte bancaire, chèque, virement, espèce, paiement comptant, en 2 fois, en 3 fois…
• Les différents textes qui jalonnent les étapes de l'inscription
• Les pièces jointes à intégrer dans les formulaires d'inscription : conditions générales de vente, autorisation parentale (pour les jeunes)...

Du publipostage, des éditions PDF et des exports Excel personnalisés de toutes les données disponibles
De nombreuses éditions PDF sont disponibles dans le logiciel comme les feuilles de route des pèlerins, les étiquettes pour enveloppe et bagage, les badges de lit et de poitrine, les factures, les rooming lists, les piluliers pour les malades, les listes des soins kiné… Il existe aussi de nombreux exports Excel pour l'annuaire, les inscriptions, les dossiers médicaux, les affectations (dans les transports, les hébergements, les restaurations, services ...), les paiements… Il est par ailleurs possible de créer ses propres éditions PDF et ses exports Excel personnalisées en choisissant les informations à afficher parmi toutes les données disponibles.

LA GESTION COMPLÈTE DE VOS PÈLERINAGES

Un tableau de bord pour suivre et valider les inscriptions
Les gestionnaires ont accès à un tableau de bord pour chaque événement qui affiche la liste des derniers dossiers d'inscription, la liste des derniers messages envoyés par les utilisateurs ainsi que des graphiques et statistiques sur la session de pèlerinage : nombre d'inscriptions par jour, répartition des inscriptions par parcours (malade, hospitalier, jeune ...) et par statut (en cours de création, validé, soldé, annulé). Ils peuvent ainsi aisément suivre les évolutions et valider les dossiers d'inscription.

L'affectation des pèlerins dans les transports, les hôtels et les accueils
Les accueils à Lourdes et les plans des différentes rames TGV sont déjà paramétrés dans Myriam : Accueil Marie Saint Frai, Accueil Notre-Dame, TGV Atlantique, TGV Duplex de génération 1, 2 et 3, TGV Océane. Les chambres (simples, doubles, twins, dortoirs ...) des hôtels et les plans des autocars et des autocars PMR avec leurs différents types de siège et de brancard se configurent très rapidement. Les gestionnaires n'ont plus qu'à attribuer un hébergement et un transport à chaque pèlerin en utilisant les écrans d'affectation de Myriam. Ces écrans d'affectation permettent de choisir le type de prestation (par exemple : chambres doubles de l'hôtel National ou sièges confort luxe du premier autocar) et de filtrer la liste des utilisateurs inscrits suivant différents critères (tranche d'âge, genre, hôtel demandé, chambre individuelle souhaitée,...) pour les associer.

La répartition de vos bénévoles dans des services personnalisables
Que vous répartissiez vos bénévoles dans des équipes appelées "salles", "couleurs", "voitures" ou "services", que vous leur confiiez une mission principale ou tout un ensemble de responsabilités... Vous avez la possibilité de représenter dans Myriam toute la richesse et la complexité de l'organisation de vos bénévoles pendant le transport et sur place à Lourdes.

La gestion des paiements et de la comptabilité de chaque évènement
Myriam permet de visualiser la liste des paiements et des soldes de tous les dossiers d'inscription. Cette liste peut être filtrée par statut (en attente, reçu,...) et par type (virement, chèque,...). Elle permet d'enregistrer les paiements après réception et d'éditer des bordereaux de remise pour l'encaissement des chèques. Il est également possible d'éditer des factures pour vos dossiers d'inscription et d'exporter vos données comptables.